Manuale operativo — Zanzibar Beyond

Materiale interno di formazione. Contiene:

• Parte 1 — Venditore. Come usare il tablet-kiosk al desk: emettere una vendita, chiudere la cassa, gestire i casi particolari.
• Parte 2 — Admin. Come usare la dashboard: leggere i numeri, gestire ricevute, venditori e servizi.
• Parte 3 — Back office prenotazioni. Come gestire le richieste che arrivano dalla vetrina pubblica: accettarle, rifiutarle, spostare la data.

Le pagine sono brevi. Ognuna copre un compito. La sezione Se va storto in fondo a ciascuna pagina copre gli errori più comuni e cosa fare.

Se qualcosa nel manuale è sbagliato o non corrisponde a quello che vedi a schermo, segnalalo a Lorenzo con una foto del punto in cui c'è il problema. Il manuale viene aggiornato quando l'app cambia.

Come si usa questo manuale

Chi: tutti. Quando: la prima volta che apri il manuale.

Struttura di ogni pagina

Ogni pagina segue lo stesso schema:

• Chi / Quando — dice chi la usa e in quale situazione. Se una pagina è solo per il super admin, lo trovi qui.
• Passaggi numerati — cosa fare, in ordine. I nomi dei pulsanti sono in grassetto e scritti esattamente come compaiono a schermo (in inglese).
• Screenshot — dopo il passaggio più visivo, per confermare che sei sulla schermata giusta.
• Se va storto — messaggi comuni e cosa significano.
• Da sapere (facoltativa) — 1-2 righe di contesto, per capire meglio.

Come sfogliare

• Da telefono: swipe a sinistra/destra per passare da una pagina all'altra.
• Da computer: frecce ← → della tastiera, oppure il menu laterale.
• Cerca una parola con Ctrl+F (o Cmd+F su Mac): funziona su tutte le pagine aperte.

Se il manuale sembra sbagliato

L'app viene aggiornata spesso. Se vedi che un pulsante ha un nome diverso, o un passaggio non funziona come descritto, non arrangiarti: fai una foto allo schermo e mandala a Lorenzo. Il manuale viene rigenerato quando l'app cambia.

Accedere al kiosk

Chi: Venditore. Quando: la prima volta che apri il tablet, o dopo un riavvio del tablet.

Il tuo admin ti ha dato un QR code (o un link via email). Ti serve una volta sola: dopo, il tablet ti riconosce da solo a ogni apertura.

Passaggi

1. Se hai il QR code, apri la fotocamera del tablet e inquadralo. Compare un avviso in alto con il link — toccalo. Il browser si apre già collegato al kiosk. Nessuna password da inserire.
2. Se hai un link via email, apri l'email dal tablet e tocca il link. Stessa cosa: il browser si apre già collegato.
3. Aggiungi il kiosk alla schermata Home del tablet, così puoi aprirlo direttamente con un'icona invece di cercarlo tra gli aggiungi:
   • iPad (Safari): tocca Share (il quadrato con la freccia) → Add to Home Screen → Add.
   • Android (Chrome): tocca il menu ⋮ in alto a destra → Add to Home screen → Add.

Se va storto

• "Link expired" o pagina bianca dopo il QR — il magic link scade dopo circa un'ora. Chiedi all'admin di generarti un QR nuovo (dashboard → Sellers → il tuo nome → Show QR).
• "You don't have permission to access this page" — il tuo account non è configurato come venditore. Contatta l'admin dell'hotel.
• La fotocamera non riconosce il QR — controlla che il QR sia inquadrato intero e non riflesso da luce forte. In alternativa fai copiare il link dall'admin e mandartelo via WhatsApp: tocca il link direttamente dal messaggio.

Da sapere

Il link salvato sul tablet dura molte settimane: continui a entrare senza fare nulla ogni volta che apri il kiosk. Se il tablet viene resettato o qualcun altro fa logout, serve un QR nuovo — non lo stesso QR di prima.

Emettere una vendita

Chi: Venditore. Quando: un cliente al desk vuole prenotare un'escursione o un transfer.

Registri quello che ha scelto, prendi la firma e il metodo di pagamento, e alla fine il cliente riceve la ricevuta via email.

Passaggi

1. Nella vetrina, tocca il servizio che il cliente vuole (per esempio Stone Town). Il servizio viene aggiunto subito al carrello: sulla card compare un pallino coral con il numero (1 = 1 persona).
2. Se il gruppo è di più persone, tocca la stessa card di nuovo. Il pallino sale (2, 3, 4…) e il bottone diventa + Add another. Ogni tap aggiunge una persona.
3. Se il cliente vuole più servizi (per esempio Stone Town e transfer di ritorno), tocca l'altra card come al passo 1. Puoi mescolare più servizi nello stesso ordine.
4. Quando il carrello è pronto, guarda in fondo alla schermata: nella barra scura vedi il conteggio e il totale, e a destra il bottone Review order →. Toccalo.

5. Nella schermata Order summary puoi correggere la quantità di ogni riga coi − / +, o rimuovere una riga col × a destra. Il totale in basso si aggiorna da solo.
6. Sotto il carrello c'è Discount (optional, explicit amount): se non applichi sconti, lascialo a 0. Sennò vedi la pagina Applicare uno sconto.
7. Scrivi Customer name e Customer email (l'email è dove arriverà la ricevuta: controllala col cliente, correggerla dopo è scomodo). Se te lo dice, aggiungi anche Room no. (opzionale).
8. Scegli Excursion date dal calendario e Excursion time dai due menu (ore + minuti). Sono obbligatori.
9. Scegli il Payment method: 💵 Cash, 💳 Card o 🏦 Transfer.
10. Spunta la casella "I confirm the customer has agreed to share their name, email and signature for this receipt". Senza questa spunta il bottone Continue resta bloccato.
11. Tocca Continue →. Se hai scelto Card passi prima dalla schermata della foto POS (vedi Foto del POS), poi arrivi alla firma. Se hai scelto Cash o Transfer, vai direttamente alla firma.
12. Nella schermata Review & sign leggi (o fai leggere al cliente) la Cancellation policy nel box rosa. Il cliente firma nel riquadro col dito. Se la firma esce male, tocca Clear in alto a destra e rifà.
13. Tocca Issue receipt →. La ricevuta viene generata e inviata al cliente via email. Compare la schermata di riepilogo con il numero della ricevuta e il PDF.
14. Per la prossima vendita tocca New sale.

Se va storto

• "Connection lost: receipt saved on this device and will sync automatically once back online" — non è un errore. La vendita è salvata sul tablet e verrà inviata al server appena torna la rete. Non chiudere il browser e non riemettere: il numero di ricevuta arriva da solo appena si sincronizza. Puoi continuare a vendere.
• "Possible duplicate receipt — Issue anyway?" — negli ultimi minuti hai già emesso una vendita quasi identica (stesso cliente, stesso importo). Se è davvero un doppione (hai toccato Issue due volte per errore) → tocca Cancel. Se è una seconda vendita separata (due gruppi diversi, stesso nome) → tocca Issue anyway.
• "Please confirm the customer has agreed to share their data" in rosso sotto il bottone Payment method — hai dimenticato di spuntare la casella del passo 10. Spuntala e riprova.
• Il cliente non ha ricevuto l'email — nella schermata iniziale, sotto Recent receipts, trova la ricevuta e tocca Resend. Se anche il secondo invio fallisce, controlla che l'email sia scritta giusta (per correggerla serve l'admin dalla dashboard).

Da sapere

Se tocchi due volte Issue receipt → per errore, il tablet la seconda volta non fa nulla: c'è un blocco che impedisce di emettere la stessa vendita due volte. La ricevuta arriva una volta sola al cliente anche se hai avuto momenti di rete instabile.

Il carrello si svuota solo dopo che la vendita è andata a buon fine. Se chiudi la scheda del browser prima di Issue receipt →, quando riapri il kiosk trovi il carrello vuoto: quello che avevi dentro è perso, va ricomposto da capo.

Aggiungere più servizi allo stesso ordine

Chi: Venditore. Quando: il cliente vuole prenotare più cose in un unico pagamento (per esempio Stone Town Tour + transfer di ritorno).

Una sola ricevuta con tutte le voci, un solo importo totale, un solo pagamento. Meglio per il cliente e per la contabilità.

Passaggi

1. Aggiungi il primo servizio toccando la sua card nella vetrina. Compare il pallino coral col numero 1.
2. Se il cliente vuole più persone sullo stesso servizio, tocca la stessa card di nuovo: il numero sale a 2, 3, 4… Sulla card il bottone diventa + Add another.
3. Per aggiungere un servizio diverso al carrello (per esempio Pungume Island oltre a Stone Town), tocca la sua card. Compare il pallino anche su quella. Nella barra scura in basso il conteggio totale sale.

4. Quando il carrello è completo, tocca Review order → in fondo.
5. Nell'Order summary puoi aggiustare la quantità di ogni riga: − per togliere una persona, + per aggiungerne una. Il × a destra rimuove tutta la riga.
6. Continua come nella vendita normale: dati cliente, pagamento, spunta privacy, firma, Issue receipt →.

Se va storto

• Ho toccato la card sbagliata — nel summary tocca × accanto alla riga per rimuoverla, poi torna alla vetrina con ← Add more services e scegli quella giusta.
• Ho aggiunto troppe persone — nel summary usa il − finché arrivi al numero giusto.

Da sapere

L'ordine con più servizi è un unico scontrino. Non si può pagare metà in contanti e metà con carta, e non si può inviare a due email diverse. Se davvero servono due pagamenti separati, fai due vendite distinte.

Il totale in fondo somma tutte le righe. Se applichi uno sconto (vedi la pagina Applicare uno sconto), lo sconto vale su tutto il carrello, non sulla singola voce.

Applicare uno sconto

Chi: Venditore. Quando: vuoi togliere un importo fisso dal totale (per esempio 20 USD di sconto perché il cliente ha una convenzione, o come cortesia).

Lo sconto è un importo in dollari, non una percentuale. Se il cliente ha uno sconto del 10%, calcola il 10% del totale a mente (o con la calcolatrice del tablet) e scrivilo qui.

Passaggi

1. Componi il carrello come al solito (uno o più servizi).
2. Vai al riepilogo con Review order →.
3. Trova il campo Discount (optional, explicit amount) sotto la lista dei servizi.
4. Scrivi l'importo dello sconto in dollari, per esempio 20. Il totale in fondo si aggiorna subito.

5. Continua come al solito: dati cliente, pagamento, firma, Issue receipt →.

Se va storto

• Il totale è diventato negativo o zero — hai messo uno sconto più grande dell'importo. Correggi il campo con un valore più piccolo. Il sistema non permette totali negativi ma può bloccarti l'emissione.
• Ho scritto lo sconto come percentuale (per esempio 10) — con 10 scritto qui hai tolto 10 dollari, non il 10%. Se il totale sembra strano, cancella il campo e riscrivi il valore giusto in dollari.
• Voglio togliere lo sconto — cancella il campo lasciandolo vuoto o scrivi 0. Il totale torna quello pieno.

Da sapere

Lo sconto è una sola volta per ordine, si applica al totale. Non si può scontare una singola voce del carrello: se il cliente vuole sconto solo su un servizio dei due, fai due vendite separate.

Nella ricevuta e sul PDF lo sconto compare come una riga separata (Sconto: -20.00 USD). L'admin lo vede in dashboard e nel report della sera.

Metodo di pagamento e firma

Chi: Venditore. Quando: sei nell'Order summary (dopo aver toccato Review order →).

Il metodo di pagamento cambia i passaggi successivi: Card aggiunge la schermata della foto POS prima della firma; Cash e Transfer vanno diretti alla firma.

Passaggi

1. Nel summary, dopo aver scritto Customer name, Customer email, Excursion date e Excursion time, scegli uno tra 💵 Cash, 💳 Card e 🏦 Transfer toccando il bottone corrispondente. Diventa navy (blu scuro) quando è selezionato.
2. Spunta la casella "I confirm the customer has agreed to share their name, email and signature for this receipt" subito sotto i bottoni di pagamento. È obbligatoria per legge sui dati personali. Senza la spunta, Continue → resta bloccato e in rosso compare "Please confirm the customer has agreed to share their data".
3. Tocca Continue →.
4. Se Card: si apre la schermata per la foto POS (vedi Foto del POS). Dopo la foto (o dopo averla saltata) arrivi alla firma. Se Cash o Transfer: vai direttamente alla firma.
5. Nella schermata Review & sign leggi ad alta voce (o fai leggere al cliente) la Cancellation policy nel box rosa. È importante che il cliente sappia che sta accettando quella policy col firmare.

6. Passa il tablet al cliente. Il cliente firma nel riquadro col dito (funziona anche con uno stilo).
7. Se la firma esce male, tocca Clear in alto a destra del riquadro per pulirla e falla rifare.
8. Tocca Issue receipt →. La ricevuta viene emessa.

Se va storto

• "Please confirm the customer has agreed to share their data" in rosso sotto i bottoni di pagamento — hai dimenticato la spunta del passo 2. Spuntala e Continue si sblocca.
• Ho scelto Cash ma il cliente vuole pagare con la carta — dalla schermata firma tocca ← Back in alto a sinistra, poi nel summary cambia il metodo di pagamento e rifai Continue →. La firma verrà ripulita.
• Il cliente non riesce a firmare col dito — passa a uno stilo, o se proprio non funziona firma tu (annotandolo a voce al cliente). Meglio una firma imperfetta di nessuna: è il segno che la vendita è chiusa.
• "Issue receipt →" è disabilitato — probabilmente il riquadro firma è vuoto. Fai firmare (o segna un tratto qualsiasi tu). Se il riquadro ha già un tratto, controlla la connessione: senza rete il bottone si spegne per evitare doppie emissioni.

Da sapere

La firma viene salvata dentro la ricevuta, non come immagine separata. Compare stampata nel PDF che il cliente riceve via email.

Sotto il riquadro firma c'è la frase "By signing, the customer accepts the cancellation policy above." È lì per rendere esplicito il legame firma-policy: se il cliente contesta, quella frase (col PDF) è la prova del consenso.

Se dopo l'emissione ti accorgi che il metodo di pagamento è sbagliato (hai messo Card ma il cliente ha pagato in contanti), la ricevuta va annullata dall'admin e riemessa. Non c'è un modo di modificarla dal kiosk.

Foto del POS

Chi: Venditore. Quando: il cliente ha pagato con Card e devi allegare la copia POS alla ricevuta.

La foto POS non è obbligatoria, ma è fortemente consigliata: serve alla contabilità per riconciliare gli incassi e alle verifiche.

Passaggi

1. Dopo aver toccato Continue → con Card selezionato, si apre la schermata Capture the POS receipt.
2. Tocca il riquadro grande al centro. Si apre la fotocamera del tablet.
3. Inquadra bene la ricevuta POS del terminale: tutta dentro, senza tagli, con importo e ultimi 4 numeri della carta ben leggibili.
4. Scatta e conferma la foto (il pulsante può essere Use Photo su iPad o ✓ su Android).
5. La foto compare nel riquadro. Se è venuta storta o sfocata, tocca di nuovo il riquadro per rifarla.
6. Tocca Continue → per passare alla firma.

Se non vuoi (o non puoi) allegare la foto

• Tocca Continue without a photo. La vendita viene emessa lo stesso ma senza la copia POS.
• Da usare solo se la fotocamera non funziona o se il cliente ha molta fretta. La contabilità potrebbe chiederti conto di una vendita Card senza foto.

Se va storto

• La fotocamera non si apre — il browser potrebbe non avere il permesso. Su iPad: Impostazioni → Safari → Camera → Allow. Su Android: la prima volta compare un pop-up "Consenti", tocca sì.
• La foto è sfocata / non si legge — rifalla. Meglio spendere 20 secondi di più che avere una foto inutile in contabilità.
• "POS receipt upload failed, issuing receipt without photo" — la foto non è riuscita a caricarsi ma la ricevuta è stata emessa lo stesso. Segnalalo all'admin: se serve, la foto va caricata a mano dalla dashboard.
• "Connection lost: receipt saved on this device" dopo aver scattato la foto — non è un problema: la foto è salvata nel tablet insieme alla vendita, verrà caricata da sola quando torna la rete.

Da sapere

La foto viene compressa (max ~1200 pixel, qualità 70%) prima di essere caricata: pesa poco, non consuma dati. La versione originale non è salvata: se serve quella grande la fai a mano col telefono personale.

Non serve fare la foto prima di iniziare la vendita: il tablet la scatta nel flusso, al momento giusto, e la associa alla ricevuta automaticamente.

Registrare i costi di viaggio su una ricevuta

Chi: Venditore. Quando: hai pagato di tasca (o direttamente) i costi di un'escursione che hai venduto — trasporto, guida, biglietti d'ingresso — e vuoi registrarli sulla ricevuta corrispondente.

I costi non compaiono al cliente. Servono all'admin per calcolare il margine reale dell'escursione (ricavo - costi).

Passaggi

1. Dalla schermata iniziale del kiosk, tocca Costs (sotto la lista Recent receipts).
2. Si apre la modale Add costs to a receipt. Cerca la ricevuta a cui vuoi aggiungere il costo: puoi cercare per numero (per esempio KAR-2026-000123) o per nome cliente.
3. Tocca la ricevuta nella lista dei risultati. Compare la lista dei costi già registrati (se ce ne sono) e il form per aggiungerne uno nuovo.

4. Compila il form:
   • Description — cosa hai pagato (per esempio Guida Stone Town o Biglietti ingresso Museum House of Wonders).
   • Amount — l'importo che hai pagato.
   • Currency — tocca USD o TZS a seconda di come hai pagato.
   • Payment date — la data del pagamento (di default oggi).
5. Tocca Add cost. Il costo compare nella lista.
6. Ripeti se ci sono più costi da registrare. Quando hai finito, chiudi la modale in alto a destra.

Se va storto

• Non trovo la ricevuta — verifica che il numero o il nome cliente siano scritti giusti. Puoi cercare anche pochi caratteri (per esempio le ultime 3 cifre del numero, o le prime 3 lettere del cognome). Le ricevute annullate potrebbero non comparire.
• "Cash is closed for today" / non riesco ad aggiungere — se hai già chiuso la cassa per la giornata di riferimento, il tablet blocca l'aggiunta. Chiedi all'admin di registrare il costo dalla dashboard.
• Ho registrato un costo sbagliato — nella lista dei costi già presenti, tocca Delete accanto alla riga sbagliata (compare solo quando puoi cancellarla: costi di ieri o di altri venditori vanno chiesti all'admin).

Da sapere

I costi in TZS vengono convertiti in USD automaticamente col cambio del giorno del pagamento (non con quello di oggi). Questo per non far cambiare i margini storici se la valuta oscilla.

L'admin vede tutti i costi (i tuoi e quelli di altri venditori) nella sezione Costs della dashboard, con il margine calcolato per ogni ricevuta.

Spostare la data di una vendita già emessa

Chi: Venditore. Quando: il cliente ti chiede di spostare l'escursione a un altro giorno, dopo che hai già emesso la ricevuta (per esempio il giorno prima di partire).

Sposti solo la data. L'ora, il servizio, il prezzo, il pagamento restano quelli che c'erano.

Passaggi

1. Dalla schermata iniziale del kiosk, tocca Change booking date (accanto a Costs).
2. Si apre la modale di ricerca. Cerca la prenotazione per nome cliente o numero della ricevuta.
3. Nei risultati tocca la riga giusta. Se la riga dice Past — can't move o Cancelled — can't move, il tablet non ti lascia spostarla (una prenotazione già passata o annullata non si sposta).

4. Compare un selettore data: scegli la nuova data. Non puoi mettere una data nel passato.
5. Tocca Confirm. La prenotazione risulta spostata: comparirà nel calendario alla nuova data, e i risultati della ricerca si aggiornano.
6. Se ci sono altre prenotazioni da spostare, ripeti dal passo 2. Quando hai finito, chiudi la modale.

Se va storto

• "The new date cannot be in the past" — hai scelto una data prima di oggi. Correggi.
• "Cannot move a booking of another hotel" — la ricevuta è di un altro hotel: non puoi toccarla dal tuo kiosk. Se pensi che sia un errore, chiedi all'admin.
• "Not authorized to move a booking" — il tuo account non ha il permesso. Contatta l'admin.
• La ricerca non trova nulla — verifica che stai cercando il cliente/numero giusti. Prova con meno caratteri (per esempio solo il cognome). Le prenotazioni molto vecchie potrebbero essere fuori dallo scope della ricerca.

Da sapere

Il cliente non riceve un'email automatica dello spostamento. Se vuoi che sappia della nuova data, mandalo tu (WhatsApp, voce). L'email originale con la ricevuta resta valida come proof of purchase, ma con la data vecchia stampata sopra.

Ogni spostamento viene registrato: l'admin nel dashboard vede chi ha spostato quale prenotazione, quando e da che data a che data.

Se il cliente vuole cambiare anche il servizio (non solo la data), questo dal kiosk non si può fare: annulla la vecchia ricevuta chiedendo all'admin e riemetti una vendita nuova.

Annullare una vendita

Chi: Venditore. Quando: hai emesso una ricevuta per errore, o il cliente rinuncia subito dopo — e vuoi annullarla.

Puoi annullare solo le vendite di oggi, e solo prima di aver chiuso la cassa di oggi. Dopo la chiusura, l'annullamento lo fa l'admin dalla dashboard.

Passaggi

1. Nella schermata iniziale del kiosk, scorri fino alla lista Recent receipts.
2. Trova la ricevuta da annullare (le più recenti sono in cima).
3. Sulla riga, tocca Void (in rosso, a destra). Se il bottone non c'è, la ricevuta non è annullabile da te (vedi Se va storto).
4. Si apre la modale Void receipt:
   • Reason for voiding (obbligatorio) — scrivi perché stai annullando. Basta una riga (es. "cliente ha cambiato idea", "doppione — emesso per errore due volte").
   • Send cancellation email to customer (opzionale, non spuntato di default) — se spunti, il cliente riceve un'email con un PDF marcato CANCELLED che dice che la ricevuta è annullata.
5. Tocca Confirm void. La ricevuta compare come Voided nella lista Recent receipts.

Se va storto

• Il bottone Void non compare sulla ricevuta — ci sono tre possibili motivi:
  • La ricevuta è di ieri o prima: annulli solo le vendite di oggi. Chiedi all'admin di annullarla dalla dashboard.
  • Hai già chiuso la cassa di oggi: dopo la chiusura non puoi più annullare. Chiedi all'admin.
  • La ricevuta era di un altro venditore (raro): non è tua, non puoi toccarla. Chiedi all'admin.
• "The day is already closed. Ask an administrator to void this receipt." — hai provato ad annullare ma tra il click e la conferma la cassa è stata chiusa (raro). Il messaggio è esplicito: parla con l'admin, l'annullamento lo fa lui.
• "Reason for voiding is required" — hai lasciato vuoto il campo motivo. Il campo è obbligatorio, scrivi qualcosa anche breve.

Da sapere

Il motivo che scrivi resta registrato: l'admin lo vede nell'Audit Log e potrebbe chiederti conto se sembra strano. Scrivere qualcosa di generico ("errore") è meno utile di qualcosa di specifico ("cliente ha cambiato idea, rimborsato in contanti").

L'email di cancellation è opzionale e disattivata di default: se il cliente è già andato via e ha già ricevuto la ricevuta originale, spuntarla è la cosa corretta (così sa che la prenotazione non vale più). Se il cliente è ancora davanti a te e non ha nemmeno ricevuto la prima email (o l'hai emessa per errore due secondi fa), lasciarla non spuntata evita di spammarlo.

Se dopo l'annullamento il cliente cambia idea e vuole rifare la prenotazione, la ricevuta annullata non torna in vita: emetti una vendita nuova.

Chiudere la cassa a fine giornata

Chi: Venditore. Quando: a fine turno, prima di spegnere il tablet, per registrare quanto hai incassato nella giornata.

Serve all'admin per confrontare l'incasso reale con quello atteso (somma delle ricevute emesse). Se i due numeri non tornano, se ne parla il giorno dopo.

Passaggi

1. Scorri la schermata iniziale del kiosk fino in fondo. Sotto la lista Recent receipts trovi il riquadro End of day closing.
2. Se è ancora aperto per oggi vedi il chip Open in alto a destra.
3. Nel campo Total takings (cash + card) scrivi il totale dell'incasso della giornata: contanti + carta insieme, sommando tutte le vendite. Un solo numero.
4. Tocca Confirm closing.
5. Il riquadro passa a Closed e mostra il totale che hai confermato.

Se va storto

• "Cash is already closed for today" — la cassa è già stata chiusa, probabilmente da te prima. Non si riapre dal kiosk: se hai sbagliato il totale, chiedi all'admin di correggerlo dalla dashboard.
• Non trovo il riquadro End of day closing — sei probabilmente in modalità Preview (venditore di prova); la chiusura è disabilitata. Se sei davvero un venditore reale, verifica con l'admin che il tuo account sia configurato bene.
• Ho scritto il totale sbagliato ma ho già toccato Confirm — il tablet non ti lascia correggere. Segnala all'admin il vero totale: lo corregge lui dalla dashboard e la discrepanza viene sistemata.

Da sapere

Quando chiudi la cassa il tablet blocca l'annullamento delle ricevute della giornata (tu o l'admin lo farete domani se serve). Puoi comunque emettere altre vendite dopo la chiusura, ma verranno registrate come del giorno dopo, non di oggi — questo per non falsare i conteggi della cassa appena chiusa.

Nella dashboard l'admin vede il tuo totale confermato accanto al totale atteso (calcolato dalle ricevute), e la loro differenza. Se sono uguali, tutto ok. Se c'è discrepanza, l'admin ti chiederà spiegazioni.

L'importo si scrive nella valuta della cassa (di solito USD). Se hai incassato in TZS, converti a mano col cambio del giorno o chiedi all'admin di farlo lui.

Se sei offline

Chi: Venditore. Quando: la connessione internet cade (Wi-Fi giù, rete mobile assente, cliente al desk e nessun segnale).

Il kiosk continua a funzionare anche offline: puoi vendere lo stesso, le ricevute si accumulano sul tablet e vengono inviate al server quando torna la rete. Alcuni casi però richiedono connessione: te li segnaliamo qui.

Cosa funziona offline

• Emettere una vendita nuova. La ricevuta viene salvata sul tablet. Compare il messaggio "Connection lost: receipt saved on this device and will sync automatically once back online". Il cliente non riceve l'email in quel momento — l'email parte quando torna la rete.
• Vedere la vetrina servizi con foto e descrizioni. Il kiosk le conserva in cache: continuano a mostrarsi anche senza rete.
• La cancellation policy compare regolarmente sopra la firma.
• Il PDF della ricevuta viene comunque generato al momento e mostrato al cliente. Puoi anche fargli inviare via WhatsApp.

Cosa NON funziona offline

• Reinvio email (Resend): serve la rete per contattare il server.
• Spostare la data di una prenotazione: bloccato, la modale te lo dice esplicitamente.
• Aggiungere costi a una ricevuta: bloccato.
• Chiudere la cassa a fine giornata: puoi provare, il tablet ti dice di riprovare quando torna la rete.
• Vedere le ricevute recenti aggiornate: la lista Recent receipts mostra quella che il tablet ha in memoria; potrebbe non essere aggiornata all'ultimo minuto.

Passaggi

1. Se il tablet cade offline mentre stai facendo una vendita, prosegui come al solito: la vendita andrà comunque in coda.
2. Quando emetti (Issue receipt →) e non c'è rete, compare il messaggio "Connection lost: receipt saved on this device". Non riemettere: la vendita è già registrata sul tablet.
3. Se in alto compare un banner "Some receipts waiting to sync" o simile, significa che ci sono ricevute non ancora inviate. Appena torna la rete parte la sincronizzazione da sola.
4. Puoi forzare un tentativo toccando Retry now se lo vedi.
5. Quando tutte le ricevute sono sincronizzate, il banner sparisce.

Se va storto

• La rete è tornata ma il banner "waiting to sync" non sparisce — tocca Retry now. Se dopo alcuni minuti è ancora lì, chiedi all'admin di verificare lo stato del server.
• "Error saving the order lines" dopo il ritorno online — significa che una ricevuta della coda è fallita per un problema di validazione (non di rete). Segnalalo all'admin con un'immagine dello schermo.
• Ho spento il tablet mentre c'erano ricevute in coda — nessun problema: la coda è salvata sul tablet, non in memoria. Riapri il browser: le ricevute sono ancora lì e ripartono appena c'è rete.

Da sapere

Se hai una serie di vendite in coda e ne annulli una prima che sia sincronizzata, l'annullamento vale: la vendita non arriverà mai al server.

Il numero della ricevuta (per esempio KAR-2026-000123) viene assegnato dal server al momento della sincronizzazione, non al momento della vendita offline. Se il cliente ti chiede il numero al desk mentre sei offline, digli che glielo darai per email non appena torna la rete.

Se rimani offline per molte ore, non tenere aperte troppe vendite in coda su un tablet solo: usa un secondo tablet (se disponibile) o chiama l'admin per verificare che la coda si stia effettivamente svuotando quando tornate online.

Entrare nella dashboard e cambiare hotel

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: apertura giornaliera della dashboard, o quando vuoi passare da un hotel a un altro (se ne gestisci più d'uno).

Passaggi

1. Apri https://zanzibarbeyond.com dal browser (desktop o telefono).
2. Metti la tua email e la password. Se non ricordi la password tocca Forgot your password? e ricevi via email un link per reimpostarla.
3. Ti trovi nella dashboard, con l'ultima sezione visitata (di solito Overview) e i dati dell'hotel che avevi scelto la volta prima.
4. Se sei super admin o admin globale (senza hotel proprio), in alto a destra c'è un menu a tendina col nome dell'hotel corrente. Toccalo per scegliere un altro hotel o All hotels per vedere l'aggregato. L'hotel demo (usato per la formazione) compare con l'etichetta (demo) — usalo solo se stai facendo formazione, i suoi numeri non entrano nei totali.

Se va storto

• "You don't have permission..." — il tuo account non ha il ruolo adatto. Chiedi al super admin di verificare il tuo profilo.
• Password rifiutata — usa Forgot your password?. Se anche il reset non arriva, controlla nella spam: l'email arriva da noreply@…zanzibarbeyond.com.
• Il menu hotel non compare — hai già un hotel associato al tuo account (sei admin di quel hotel, non globale). Vedi solo quello e non puoi passare ad altri.

Da sapere

Se apri la dashboard dal telefono la sezione Overview si trasforma in una versione mobile compatta (5 tab in basso: Overview, Receipts, Calendar, Cash, Audit). Le funzioni complete (creare venditori, modificare servizi, ecc.) restano solo su desktop.

Overview: cosa dicono i numeri della giornata

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: apertura giornaliera, per capire come sta andando la giornata a colpo d'occhio.

Cosa vedi

• Receipts today — quante ricevute sono state emesse oggi. Il numeretto sotto ("+3 vs. yesterday") confronta con ieri.
• Today's revenue — totale incassato oggi (in USD). "New" significa che ieri non c'era ancora un confronto significativo.
• Avg. discount — la percentuale media di sconto applicata oggi.
• Cancellations — quante ricevute sono state annullate oggi. Se il numero è insolito, vai a controllare in Receipts (colonna Status = Voided).
• Discrepancies — quante chiusure di cassa di oggi hanno un ammanco/eccedenza rispetto al valore atteso. Se è > 0, vai a Cash closings per capire quale venditore.
• Active sellers — venditori che hanno emesso almeno una ricevuta oggi.

Sotto le tessere trovi il grafico Daily revenue (Last 7 days / Last 30 days). Sotto ancora Recent receipts (le ultime 5-10) e Top services today (i servizi più venduti).

Se va storto

• Tutti i numeri a 0 anche se so che hai venduto oggi — probabilmente hai il filtro hotel sbagliato in alto a destra. Verifica che sia sul tuo hotel (o su All hotels se sei super admin).
• "New" sempre sopra Today's revenue — non è un errore: significa che ieri non è stato registrato nulla (o pochissimo) e il confronto non sarebbe utile. Ricompare quando c'è storia.

Da sapere

I numeri "today" sono ricalcolati a ogni apertura della pagina (nessuna cache). Se qualcosa non torna, prova a ricaricare (F5 o pull-to-refresh sul telefono).

Gli scontrini annullati contano nelle "Cancellations" ma non nel "Today's revenue" (il totale include solo emessi validi).

Ricevute: filtrare, cercare, scaricare in CSV

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: vuoi controllare l'elenco delle ricevute, cercare una vendita specifica, esportarle in Excel.

Passaggi

1. Nella dashboard, tocca la tab Receipts nella sidebar.
2. In alto trovi i filtri:
   • From date / To date — intervallo di date, default ultimi 30 giorni. Le date sono quelle di emissione della ricevuta (created at), non della data escursione.
   • Search — nome cliente o numero ricevuta. Basta parte del testo.
3. La tabella mostra ricevute ordinate dalla più recente. Colonne: Receipt (numero), Date, Customer, Services, Total, Payment, Status (Issued / Voided), Seller, Hotel.

4. Per esportare in CSV tocca Export CSV in alto: scarica un file receipts-<da>_to_<a>.csv con le stesse righe visibili.

Se va storto

• La ricevuta che cerco non compare — allarga l'intervallo date (per esempio metti From un mese prima). Se ancora non compare, verifica il filtro hotel in alto a destra: potresti essere sull'hotel sbagliato.
• Il CSV si apre male in Excel — apri come "importa da testo" e imposta UTF-8, virgola come separatore. Il file segue lo standard RFC 4180 (i campi con virgole vengono virgolettati).

Da sapere

Il filtro Search cerca in cliente e numero ricevuta, non nel nome del servizio. Se vuoi trovare "tutti quelli che hanno preso Stone Town", meglio esportare in CSV e filtrare in Excel.

Il CSV include anche le ricevute annullate (colonna Status = "Voided") — utile per la contabilità.

Annullare una ricevuta

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: una vendita è stata emessa per errore, o il cliente rinuncia e va rimborsato — devi annullarla ufficialmente.

L'annullamento non si può disfare. Una volta annullata, la ricevuta resta nel database (per tracciabilità), ma:

• Non conta nel Today's revenue né nel totale di cassa.
• Conta nelle "Cancellations" della Overview.
• Il numero ricevuta non viene riusato: resta come "buco" nella sequenza.

Passaggi

1. Receipts → trova la ricevuta da annullare (per numero o nome cliente).
2. Toccala per aprire il dettaglio.
3. Tocca Void receipt. Si apre una modale.
4. Scrivi il motivo dell'annullamento (obbligatorio, va in audit).
5. Scegli se inviare al cliente un'email di conferma dell'annullamento:
   • Se spunti Send cancellation email, il cliente riceve un PDF "CANCELLED" col testo del template configurato in Email template.
   • Se non spunti, l'annullamento è silenzioso (il cliente non lo sa).
6. Tocca Confirm void. La ricevuta cambia stato in Voided.

Se va storto

• Il cliente non riceve l'email di annullamento — verifica in Receipts la colonna Status della ricevuta (Voided) e il campo email del cliente. Se l'email è sbagliata, la cancellation email non arriva.
• Nessun bottone Void receipt sulla ricevuta — sei probabilmente admin di un altro hotel: la ricevuta non è del tuo hotel e non hai i permessi. Solo super admin o admin globale può annullarla.

Da sapere

L'admin può annullare in qualsiasi momento, anche dopo che il venditore ha già chiuso la cassa per quella giornata. È il motivo per cui esiste questa funzione dall'admin e non solo dal kiosk: se un cliente chiede il rimborso il giorno dopo, o se si scopre un errore in un audit successivo, l'annullamento è comunque possibile.

Il venditore invece non può annullare dopo la chiusura di cassa (la sua limitazione è appunto compensata dalla tua capacità di farlo). Se un venditore ti chiede "non riesco ad annullare, dice cassa chiusa", è normale: lo fai tu qui.

Il motivo che scrivi finisce nell'Audit Log e resta consultabile in qualsiasi momento dal super admin. Scrivere qualcosa di generico ("cliente ha chiesto rimborso") è meno utile di qualcosa di specifico ("cliente malato — rimborsato 60 USD in contanti alle 15:00").

Se dopo l'annullamento il cliente cambia idea e vuole rifare la prenotazione, la ricevuta annullata non si riemette: il venditore fa una vendita nuova, che avrà un numero diverso.

Rimandare l'email di una ricevuta

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: un cliente dice di non aver ricevuto la ricevuta via email (spam, email sbagliata corretta a mano, curiosità).

Passaggi

1. Receipts → trova la ricevuta.
2. Toccala per aprire il dettaglio.
3. Tocca Resend email. L'email viene rispedita all'indirizzo salvato nella ricevuta.

Se va storto

• Il cliente ancora non riceve — verifica l'email nella ricevuta (colonna "Customer email"). Se è sbagliata, dalla dashboard non si può modificare (protezione dello storico). La strada è annullare la ricevuta sbagliata e chiedere al venditore di riemetterla col nome giusto. In caso davvero eccezionale, il super admin può intervenire a mano — ma è quasi sempre più semplice riemettere.
• "Resend email failed" con un errore tecnico — segnalalo, potrebbe essere il servizio email (Brevo) temporaneamente giù. Riprova più tardi.

Da sapere

L'email inviata è identica a quella originale, non un "resend" con banner "già inviato". Il cliente vede la ricevuta come se fosse la prima volta. Se l'aveva già ricevuta, si ritrova due copie in casella.

Anche il venditore può fare il resend dal kiosk, dalla lista Recent receipts, senza passare dall'admin. Usa la funzione admin solo se il venditore non è disponibile o la ricevuta non è nelle sue "Recent".

Calendario: vedere le escursioni del giorno e della settimana

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: vuoi vedere quando partono le escursioni, chi va dove, quante persone — per organizzare guide, transfer, chiamate ai fornitori.

Passaggi

1. Dashboard → tab Calendar nella sidebar.
2. In alto trovi il selettore vista Month / Week / Day e le frecce ‹ / › per navigare + il bottone Today per tornare a oggi.
3. La vista Month mostra la griglia mese con fino a 3 eventi per cella e "+N more" se ce ne sono altri. Ogni evento è una pillola col nome del servizio, colorata per hotel.

4. La vista Week mostra 7 giorni affiancati con più spazio per ogni evento (numero pax, camera, hotel).
5. La vista Day è l'agenda del singolo giorno, ordinata per ora.
6. Se una prenotazione arriva dalla vetrina pubblica (Fase 5) ed è confermata, compare come pillola tratteggiata col simbolo ◇ — distinta dagli scontrini pieni. Cliccala per vedere i dettagli e da lì aprire il back office se vuoi accettare/convertire.

Se va storto

• Non vedo eventi anche se ho ricevute — controlla il filtro hotel in alto a destra: se sei sull'hotel sbagliato la lista è vuota.
• Il grafico si taglia sui bordi su desktop stretto — la griglia si scrolla in orizzontale, cerca la barra sotto il calendario.

Da sapere

Il calendario mostra le date delle escursioni, non le date di emissione delle ricevute. Una vendita fatta oggi per un'escursione tra 3 giorni compare nel giorno dell'escursione.

Le ricevute annullate non compaiono nel calendario.

Vedi anche la pagina Calendario: spostare una vendita a un'altra data per il drag&drop.

Calendario: spostare una vendita a un'altra data

Chi: Admin (di hotel, globale — solo sul proprio hotel), Super admin (qualsiasi hotel). Quando: il cliente chiede di spostare l'escursione a un altro giorno, e la ricevuta è già stata emessa.

Sposti solo la data. L'ora, il servizio, il prezzo, il pagamento restano quelli che c'erano.

Passaggi

1. Dashboard → Calendar in vista Month o Week.
2. Trova la pillola dell'evento che vuoi spostare.
3. Trascinala (drag) col mouse o col dito sulla cella del giorno nuovo. Al rilascio compare una piccola modale di conferma.
4. Se ok, tocca Move nella modale. La pillola compare nel nuovo giorno.
5. Se hai spostato per errore, ritrascina indietro.

Se va storto

• La pillola non si sposta — probabilmente è una prenotazione dalla vetrina (pillola tratteggiata, simbolo ◇). Quelle non si spostano dal calendario: vai nel back office.
• "Cannot move: booking of another hotel" — sei admin di un hotel diverso da quello dell'evento. Solo super admin e admin globali possono spostare eventi di altri hotel.
• "The new date cannot be in the past" — hai scelto un giorno prima di oggi. Sposta in avanti o annulla.

Da sapere

Lo spostamento è istantaneo e crea una riga di audit (chi, quando, da quale data a quale data) visibile al super admin nell'Audit Log.

Il cliente non riceve un'email automatica dello spostamento. Se vuoi che sappia della nuova data, mandalo tu.

Costi: registrare un costo di viaggio + leggere il margine

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: vuoi registrare quanto ti è costato fornire un'escursione (guida, trasporti, ingressi), o guardare quali vendite sono state più/meno redditizie.

I costi non vengono mai mostrati al cliente. Servono solo internamente per il calcolo del margine.

Passaggi

1. Dashboard → tab Costs nella sidebar.
2. In alto: filtri From date / To date, ricerca per numero o nome cliente, bottone Export CSV.
3. La tabella mostra ricevute con: Receipt, Date, Hotel, Revenue USD, Costs recorded, Cost USD, Margin USD. Le righe senza costi registrati dicono Not recorded nella colonna Costs recorded.

4. Per aggiungere un costo a una ricevuta, toccala. Si apre la modale con la lista costi esistenti + form:
   • Description (es. Guida Stone Town)
   • Amount (importo pagato)
   • Currency — USD o TZS. Se TZS, il sistema converte in USD col tasso del giorno del pagamento.
   • Payment date (default oggi) Tocca Add cost.
5. Per rimuovere un costo, tocca Delete accanto alla riga nella lista costi (solo per costi tuoi o del tuo hotel).

Se va storto

• Il margine è negativo — hai registrato più costi di quanto la ricevuta abbia incassato. Verifica gli importi: potresti aver messo costi in USD invece che in TZS, o viceversa.
• "Cannot delete this cost" — è un costo di un altro venditore o di una giornata già chiusa. Solo il super admin può eliminarlo.
• Il totale non torna con quello che ho in tasca — controlla il campo Currency di ogni costo. Errore comune: importi in TZS registrati come USD (un ordine di grandezza fuori).

Da sapere

I costi in TZS vengono convertiti col cambio del giorno del pagamento, non con quello di oggi: questo serve a non far cambiare i margini storici se la valuta oscilla.

Il margine è Revenue - Cost (entrambi in USD). Non include costi fissi (affitto, stipendi), solo i costi variabili di quel viaggio.

Anche i venditori possono aggiungere costi dal kiosk (tab Costs in home). L'admin li vede qui insieme ai propri.

Creare un nuovo venditore e dargli il QR

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: un nuovo venditore inizia il lavoro al desk, va abilitato ad accedere al kiosk sul suo tablet.

Passaggi

1. Dashboard → tab Sellers nella sidebar.
2. Nella card New seller in alto compila il form:
   • Email — può essere qualsiasi email (anche fittizia). Non verrà mai contattata: serve solo come identificatore del login. Preferisci comunque un'email reale se il venditore ha bisogno del reset password.
   • Name — nome mostrato in tutta l'app.
   • Location — opzionale, area dell'hotel (es. Lobby, Beach bar).
   • Subdomain — opzionale, subdomain dedicato per il kiosk (es. demo-seller → apre su demo-seller.zanzibarbeyond.com). Se lo lasci vuoto il kiosk si apre su zanzibarbeyond.com.
   • Hotel — scegli l'hotel dal menu a tendina.

3. Tocca Send invite. Il venditore compare nella tabella sotto.
4. Trova la riga del nuovo venditore nella tabella. Tocca Show QR (o Show access link se il subdomain non è configurato).
5. Compare un pop-up con un QR code e sotto l'URL testuale. Il QR è un magic link one-shot: dura ~1 ora, dopodiché va rigenerato.
6. Passa il tablet al venditore: apre la fotocamera, inquadra il QR, tocca il link che compare. Il kiosk si apre già autenticato. Fine setup.

Se va storto

• "Subdomain already taken" — quel subdomain è già di un altro venditore. Scegline un altro (es. mario-2).
• "Send invite" non fa nulla — probabilmente manca un campo obbligatorio (Email, Name, Hotel). I bordi rossi lo segnalano.
• Il QR scaduto quando il venditore prova ad aprirlo — genera un QR nuovo dalla stessa tabella. Il vecchio non funziona più.

Da sapere

Il campo Email è marcato "Can be a placeholder email, it will never be contacted": se il venditore non ha email, va bene inventarne una tipo mario@demo.local — l'importante è che sia unica.

Il subdomain conviene metterlo sempre, anche se ne apparirà solo uno per hotel. Serve a prevenire il "downgrade sessione" quando il super admin usa l'anteprima kiosk (vedi note interne).

Il magic link va sempre rigenerato per ogni onboarding: il QR mostrato oggi non è lo stesso QR di ieri. Non riusare vecchi QR.

Sospendere o riattivare un venditore

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: un venditore non lavora più temporaneamente (ferie, malattia, turnover) e vuoi disabilitargli l'accesso al kiosk senza cancellarlo — o riattivarlo dopo una pausa.

Un venditore sospeso:

• Non può più aprire il kiosk (login rifiutato).
• Le sue vendite passate restano nel database (Receipts, Cash closings, Sellers leaderboard).
• Non compare nel conteggio Active sellers dell'Overview.

Passaggi

1. Dashboard → tab Sellers.
2. Scorri fino alla tabella dei venditori esistenti.
3. Nella riga del venditore trovi un toggle Status (attivo/sospeso). Tocca per invertire lo stato.
4. Il cambio è immediato. Se il venditore ha una sessione già aperta sul kiosk, la sessione resta valida fino al successivo refresh o riavvio del browser — dopodiché sarà rifiutata.

Se va storto

• "Cannot suspend this seller" — probabilmente è un venditore di un altro hotel: non hai i permessi per modificarlo. Solo il super admin o un admin globale può agire ovunque.
• Il toggle non si aggiorna — controlla la connessione, ricarica la pagina.

Da sapere

Sospendere ≠ cancellare. Se vuoi rimuovere definitivamente un venditore (per esempio perché lascia il lavoro), chiedi al super admin: la cancellazione dell'account passa da uno strumento tecnico interno, non è disponibile qui. Ma nella pratica sospenderlo basta: le sue vendite passate restano tracciate col suo nome e l'account non è più usabile.

Il venditore Preview (usato dal super admin per l'anteprima kiosk in dashboard) è un venditore speciale marcato come "anteprima": non sospenderlo, l'anteprima smetterebbe di funzionare.

Servizi: creare, modificare, aggiungere foto

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: aggiungi un nuovo servizio (nuova escursione, nuovo transfer), aggiorni il prezzo, cambi la descrizione, carichi foto/video per la vetrina.

Passaggi

1. Dashboard → tab Services nella sidebar.
2. La pagina mostra il catalogo dei servizi visibili al tuo hotel: quelli globali (creati dal super admin, disponibili a tutti gli hotel) e quelli specifici del tuo hotel.

3. Per creare un servizio nuovo tocca New service:
   • Name — nome mostrato nel kiosk.
   • Category — Excursion o Transfer.
   • Price — prezzo unitario in USD. Per Escursione è "per persona", per Transfer è "per corsa".
   • Description — testo opzionale, compare nel dettaglio della card.
   • Duration — durata testuale (opzionale, es. 4h).
4. Salva. Il servizio compare in tutti i kiosk del tuo hotel entro pochi secondi (la vetrina si aggiorna in polling).
5. Per modificare un servizio esistente, toccalo e cambia i campi.
6. Per aggiungere foto (vetrina Showcase e card dettaglio), tocca il servizio e trascina foto/video nella zona Media. Vengono caricate nel bucket servizi-media e appaiono nel kiosk al prossimo refresh.
7. Per cestinare un servizio (soft-delete, super admin), c'è Move to trash. Il servizio scompare dal catalogo ma resta legato agli scontrini storici. Da Trash si può ripristinare per 30 giorni, poi il purge automatico lo elimina definitivamente (se non ha scontrini collegati).

Se va storto

• Il servizio non compare nel kiosk — attendi 30 secondi (polling cache) e ricarica. Se ancora no, verifica che sia Attivo (bordo verde nella lista) e che appartenga al tuo hotel (o sia globale).
• "Cannot delete: service has receipts" — non si cancella un servizio con scontrini collegati (perderebbe integrità). Usa il cestino, resta visibile solo nell'archivio.
• Le foto non compaiono — la loro elaborazione (compressione, hash) può richiedere ~10s. Ricarica dopo un attimo. Se ancora niente, controlla il formato: PNG, JPG e WEBP funzionano; formati esotici no.

Da sapere

I servizi globali (senza hotel specifico) sono visibili a tutti i venditori di tutti gli hotel. Solo il super admin può crearne. Se un servizio globale non deve comparire in un certo hotel, va gestito con una regola separata — chiedi al super admin.

Il prezzo che imposti qui è quello mostrato ai clienti nella vetrina e usato dal kiosk. Cambiare il prezzo di un servizio non modifica retroattivamente le ricevute già emesse (mantengono il prezzo del momento).

Chiusure cassa: cosa succede quando il venditore chiude

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: vuoi verificare quanto ogni venditore ha incassato oggi/ieri, identificare discrepanze (differenza tra atteso e confermato).

Passaggi

1. Dashboard → tab Cash closings nella sidebar.
2. La tabella mostra una riga per ogni chiusura fatta: Date, Seller, Expected (calcolato dalle ricevute emesse in quella giornata), Confirmed (l'importo scritto dal venditore alla chiusura), Difference (Confirmed - Expected).

3. Se Difference = 0, tutto ok: quello che il venditore ha in mano coincide con quello che il sistema si aspettava.
4. Se Difference > 0 (eccedenza): c'è più cassa di quanto atteso — raro ma va indagato.
5. Se Difference < 0 (ammanco): manca cassa. Parla col venditore.
6. Per correggere una chiusura (venditore ha scritto un totale sbagliato), tocca la riga → modale con campo modificabile → salva. L'audit registra chi ha modificato e da/a quanto.

Se va storto

• "Discrepancies" nell'Overview > 0 ma qui non vedo differenze — probabilmente sei sull'hotel sbagliato. Filtra su tutti gli hotel per vedere dove.
• Un venditore non compare — non ha ancora chiuso la cassa per quel giorno. Il record compare solo dopo la sua Confirm closing dal kiosk.

Da sapere

Il campo Expected è calcolato in USD sommando tutte le ricevute non annullate del venditore in quella giornata. Il criterio è la data di emissione della ricevuta, non la data dell'escursione: una vendita fatta oggi per un'escursione tra 3 giorni entra nell'incasso di oggi.

Se un venditore emette vendite in TZS (raro), il conversione è al cambio del giorno — controlla anche la valuta usata sul POS per la carta.

Chiudere la cassa blocca l'annullamento delle ricevute di quella giornata dal kiosk (l'admin può ancora annullarle dalla dashboard, con audit). Vedi la pagina Annullare una ricevuta.

Hotel management: creare un hotel, gestire gli admin

Chi: Super admin (Lorenzo) o admin globale (Juma, Carmelo). Quando: aggiungi un nuovo hotel al sistema, crei o modifichi un admin.

Passaggi

1. Dashboard → tab Admin/hotel management nella sidebar. La tab compare solo per super admin + admin globali.
2. In alto c'è il form New hotel: nome + slug (identificatore URL, in minuscolo, no spazi). Tocca Create hotel. Compare nella lista sotto.

3. Sotto trovi il form New admin (solo super admin):
   • Email — email reale (l'admin ci farà login).
   • Name — nome mostrato.
   • Hotel — a quale hotel legare l'admin. Lascia vuoto per admin globale (vede/agisce su tutti gli hotel).
4. Tocca Send invite. L'admin riceve un'email per attivare l'account (impostare la password).
5. Se un admin viene creato per un hotel specifico e serve il magic link subito ("Show access link"), attenzione: per gli admin il link non si rigenera dall'UI, va usato entro l'ora. Se scade, la modifica password via Forgot your password? funziona sempre.

Se va storto

• "You don't have permission to create hotels" — non sei super admin né admin globale. Chiedi al super admin.
• "Email already registered" — quell'email è già usata da un altro utente (admin o venditore). Usa un'email diversa o chiedi di disattivare l'account esistente.
• L'admin nuovo non riceve l'email — verifica lo spam. In alternativa ci sono gli altri admin: possono creare un nuovo utente e mandargli manualmente le credenziali via canale privato.

Da sapere

Gli admin globali (senza un hotel specifico associato) vedono e agiscono su tutti gli hotel. Non sono super admin: non possono gestire altri admin, non vedono l'Audit Log completo, non vedono l'Hotel comparison. Sono operativi ma non "chiavi in mano".

Il super admin è uno solo (o pochi) per convenzione — è chi mantiene il sistema. Non creare super admin nuovi senza necessità.

Audit Log: cosa è stato modificato

Chi: Super admin (solo). Quando: vuoi verificare chi ha annullato una ricevuta, chi ha spostato una prenotazione, chi ha modificato una chiusura di cassa.

L'audit non è cancellabile ed è visibile solo al super admin (nessun altro ruolo, nemmeno gli admin globali, può leggerlo).

Passaggi

1. Dashboard → tab Audit Log nella sidebar. Compare solo per super admin.
2. La tabella mostra: Date (data/ora), Receipt No. (numero scontrino se l'azione riguarda uno scontrino), Action (es. annulla_scontrino, sposta_prenotazione, sposta_data_booking), Reason (motivo scritto dall'operatore), Performed by (nome dell'utente che ha eseguito l'azione).

3. Le righe sono ordinate dalla più recente. Non ci sono filtri UI: scorri o usa Ctrl+F del browser per cercare.

Se va storto

• La tab Audit Log non c'è nella sidebar — non sei super admin. Solo l'utente designato super admin può vedere questa sezione.
• Non compaiono le azioni del venditore che ha spostato la prenotazione del suo hotel — l'audit del venditore c'è, ma il venditore stesso non può vederlo: solo il super admin vede tutto. Se un venditore ti chiede "cosa è successo alla mia vendita?", devi guardare qui e riferirglielo.

Da sapere

Le righe dell'audit del hotel demo non compaiono qui: sono escluse di proposito per non inquinare la vista operativa. Se stai cercando qualcosa di test, filtra sul hotel demo in Overview e riguarda da lì.

Alcune azioni non finiscono nell'audit (per progetto): l'emissione di una ricevuta (la ricevuta stessa è la sua traccia), la chiusura di cassa (la chiusura è la sua traccia). Nell'Audit Log finisce solo ciò che modifica qualcosa di già esistente.

Hotel comparison: confronto tra hotel

Chi: Super admin (solo). Quando: vuoi vedere a colpo d'occhio quale hotel sta rendendo di più oggi.

Cosa vedi

Una riga per ogni hotel attivo non-demo, con:

• Receipts today — quante ricevute emesse oggi.
• Revenue today — totale incassato oggi in USD.
• Active sellers — venditori che oggi hanno emesso almeno una vendita.

Ordinato per Revenue today decrescente.

Se va storto

• Un hotel non compare — è stato disattivato, oppure è l'hotel demo (escluso di proposito per non falsare i confronti operativi).
• Un hotel ha Revenue 0 ma so che ha venduto — verifica che le ricevute siano state emesse oggi. Ricevute con escursione oggi ma emesse ieri non contano qui.

Da sapere

Questa vista è super_admin-only perché confronta hotel tra loro — non è pertinente per gli admin di un singolo hotel.

Il filtro hotel in alto a destra della dashboard non si applica a questa tab (che di sua natura mostra tutti gli hotel). Non è un bug: è la sua funzione.

Cos'è il back office e chi ci accede

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: ti serve gestire le richieste di prenotazione che arrivano dalla vetrina pubblica del sito (fase 3 del progetto U).

Il back office prenotazioni è una pagina separata dalla dashboard. Serve a tre cose:

1. Vedere l'elenco delle richieste ricevute (pending, confermate, ecc.).
2. Accettare o rifiutare una richiesta pending.
3. Spostare la data di una richiesta già confermata (se il cliente scrive prima di arrivare).

Non c'è né analytics né export: è puramente operativo.

Come ci si arriva

• Dalla dashboard, tab Booking requests nella sidebar (con freccia esterna ↗). Toccala.
• Oppure vai direttamente all'URL https://zanzibarbeyond.com/bookings.
• Sei loggato con lo stesso account admin/super admin della dashboard — nessun nuovo login.

Se va storto

• "Not authorized" — il tuo account non ha il ruolo giusto (venditore, o admin sospeso). Contatta il super admin.
• Non trovo la tab nella sidebar — sei probabilmente venditore, la tab è admin-only per progetto (i venditori non gestiscono le richieste).

Leggere la lista

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: apertura giornaliera del back office, per capire cosa c'è da gestire.

Cosa vedi

• In alto, il segmented control con gli stati:
  • Pending — richieste in attesa. Sono il lavoro da fare oggi. Se ce ne sono, il conteggio è evidenziato in coral (arancione).
  • Confirmed — richieste che tu (o un collega) avete accettato ma che il cliente non è ancora venuto al desk. Compaiono nel calendario dashboard.
  • Declined — rifiutate.
  • Converted — accettate e già convertite in scontrino al desk (in futuro dal kiosk).
  • Expired — pending vecchie di cui la data escursione è passata.
  • Cancelled — annullate.
  • All — tutti gli stati insieme.
• Sotto, i filtri secondari: hotel (se sei super admin o admin globale), Excursion from/to, Search su nome/email.
• La lista mostra le colonne: Received, Customer (nome + email), Service, Hotel, Excursion (data), Pax, Status, e bottoni azione a destra per le pending.

Se va storto

• "No requests" con filtro Pending — nessuna richiesta in attesa. Cambia il segmented su Confirmed o All per vedere cosa c'è.
• Un mio hotel non compare nel selettore hotel — sei probabilmente admin di un solo hotel, il selettore non ti serve (vedi solo il tuo).

Da sapere

Le pending compaiono in cima anche quando sei nella vista All (sort stabile): sono il lavoro attivo, hanno la priorità visiva.

Se un admin di hotel guarda la lista senza filtro esplicito, vede solo le richieste del suo hotel — quelle degli altri hotel sono nascoste. Il super admin le vede tutte (a meno che non filtri).

Accettare una richiesta pendente

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: una richiesta pending sembra valida (disponibilità ok, cliente raggiungibile) e vuoi confermarla.

Accettare non manda automaticamente un'email al cliente. Serve solo a segnare la richiesta come confermata nel sistema, così compare nel calendario dashboard e nel kiosk del venditore quando il cliente arriverà al desk.

Passaggi (dalla lista)

1. Booking requests → segmented su Pending.
2. Nella riga della richiesta, tocca Accept (bottone teal a destra).
3. La riga esce dalla lista Pending. Compare un flash verde in alto: "'Nome Cliente' marked as confirmed."
4. Se vuoi vedere la richiesta nel suo nuovo stato, cambia segmented su Confirmed.

Passaggi (dal dettaglio)

Se preferisci leggere prima i dettagli:

1. Tocca la riga della richiesta per aprire la modale dettaglio.

2. In fondo alla modale trovi Accept (teal) e Decline (grigio).
3. Tocca Accept. La modale si chiude, la richiesta è confermata.

Se va storto

• "This request was already handled by someone else" — un altro admin ha accettato o rifiutato la richiesta nel frattempo. Ricarica la lista: la richiesta è già in Confirmed o Declined.
• "You don't have permission" — la richiesta è di un hotel diverso dal tuo. Sotto la richiesta trovi "Managed by [Altro Hotel] — you can view it but not act on it". Solo l'admin di quell'hotel (o super admin) può agire.
• Il flash resta appeso e non sparisce — quello di errore resta finché non tocchi la ✕ (bianca a destra del banner). Serve a non perderselo.

Da sapere

Al momento dell'accettazione resta registrato chi ha accettato la richiesta e quando. Questa informazione non cambia più, anche se in seguito la richiesta viene cancellata.

Una richiesta accettata non torna più in attesa. Può ancora essere cancellata, oppure diventare una vendita quando il cliente si presenta al desk.

Rifiutare una richiesta e scrivere il motivo

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: la richiesta non può essere soddisfatta (data non disponibile, servizio non attivo, cliente non contattabile).

Come per l'accept, il rifiuto non manda un'email al cliente in questa versione. Serve solo a marcare la richiesta come rifiutata nel sistema.

Passaggi

1. Booking requests → segmented su Pending.
2. Nella riga tocca Decline, oppure apri il dettaglio e tocca Decline in fondo alla modale.
3. Compare un piccolo form con Reason (optional) — un textarea da 500 caratteri con contatore.
4. Scrivi (o lascia vuoto) il motivo. Anche vuoto va bene, ma un motivo scritto aiuta chi rileggerà l'audit tra 2 mesi.
5. Tocca Confirm decline. La richiesta passa in Declined.
6. Se cambi idea prima di confermare, tocca Back: torni allo stato di scelta senza modificare nulla.

Se va storto

• "Reason" non accetta più caratteri — il limite è 500. Rimane il cursore che smette di digitare. Riformula più corto.
• Il pulsante "Confirm decline" è disabilitato — il textarea è vuoto E qualcuno ha appena cliccato la stessa richiesta (guardia concorrenza). Aspetta 1 secondo e ritenta.

Da sapere

Il motivo che scrivi finisce nella colonna Reason della lista (vista Declined) e nell'audit. Non viene mai mostrato al cliente.

Se rifiuti per errore, la richiesta è terminale e non torna in pending — il cliente dovrà rifare la richiesta dalla vetrina, oppure gli mandi tu un'email diretta con la nuova disponibilità.

Vedere il dettaglio di una richiesta

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: vuoi vedere tutti i dati di una richiesta prima di decidere (o solo per curiosità).

Passaggi

1. Nella lista, tocca una riga. Si apre una modale.
2. In alto: nome cliente + data/ora di ricezione + badge stato colorato (Pending coral, Confirmed verde, Declined rosso, ecc.).
3. Sezioni della modale:
   • Customer: email, telefono (se dato), stanza (se dato).
   • Excursion: servizio, hotel, data, numero persone.
   • Notes (se il cliente ne ha scritte): testo integrale con "a capo" preservati. Reso come testo semplice: eventuali tag HTML scritti dal cliente compaiono come testo, mai renderizzati.
   • History (se già gestita): chi ha gestito, quando, motivo (se declined).
   • Submission details (chiuso di default, espandibile): captcha provider + user agent del browser da cui è arrivata la richiesta. Serve per riconoscere spam automatizzato. L'IP non è mostrato: è salvato come hash (GDPR).
4. In fondo, i bottoni azione a seconda dello stato + canAct:
   • Pending e canAct → Accept / Decline
   • Confirmed e canAct → Change date (vedi pagina successiva)
   • Terminale (Converted/Declined/Expired/Cancelled) → messaggio "cannot be changed here"

Se va storto

• "Managed by [Altro Hotel] — you can view it but not act on it" — è di un altro hotel. Puoi guardarla ma non toccarla.
• La modale mostra "Service unavailable" — il servizio richiesto è stato cancellato dal catalogo dopo la richiesta. Puoi ancora accettare/declinare, ma se accetti non si sa cosa vendere: meglio contattare il cliente e chiedere.

Da sapere

Il campo Notes è testo libero da fonte pubblica. Per progetto:

• Nella modale è renderizzato solo come text node (mai HTML).
• Nel PDF della ricevuta futura NON viene mai incluso (evita phishing).
• Nell'email di conferma futura idem.

I dati tecnici della submission (identificativo del browser, tipo di captcha usato, IP anonimizzato) servono all'anti-spam interno, non all'utente. L'IP non è mostrato mai in chiaro — solo un suo hash, per rispetto della privacy del cliente. Nel dettaglio a schermo compaiono, dentro Submission details, solo il tipo di browser e il tipo di captcha.

Spostare la data di una richiesta già confermata

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: il cliente scrive prima di arrivare ("possiamo spostare al 12?"). La richiesta è già Confirmed, non è ancora stata convertita in scontrino al desk.

Sposti solo la data. Il servizio, il cliente, il numero persone — tutto il resto — resta congelato (è quello che il cliente aveva chiesto).

Passaggi

1. Booking requests → segmented su Confirmed.

2. Tocca la riga della richiesta da spostare.
3. In fondo alla modale, tocca Change date.

4. Compare un date picker con la data attuale già selezionata + testo "Current: [data attuale]". Il picker impedisce di scegliere una data nel passato.
5. Scegli la nuova data e tocca Move. La richiesta viene aggiornata. Un flash verde dice "Date moved for '[cliente]'."
6. Se cambi idea prima di confermare, tocca Back: nessuna modifica.

Se va storto

• "The date can only be changed while the request is confirmed" — la richiesta è passata a un altro stato (converted, cancelled…) nel frattempo. Ricarica la lista.
• "The new date can't be in the past" — hai scelto una data prima di oggi. Il picker già dovrebbe impedirlo, ma se scegli mm/dd/yyyy a mano può passare.
• "You can't change bookings that belong to another hotel" — sei admin di un hotel diverso. Solo super admin e admin globali possono spostare booking di hotel altrui.
• Il pulsante "Move" è disabilitato — la data selezionata è uguale a quella attuale. Sceglierne una diversa lo sblocca.

Da sapere

Il cliente non riceve un'email automatica dello spostamento (in questa versione). Se vuoi che sappia della nuova data, mandalo tu.

Ogni spostamento crea un audit (chi, quando, da/a). Visibile solo al super admin nell'Audit Log.

Anche se sei tu che sposti la data, resta registrato che chi ha accettato la richiesta originariamente era un'altra persona (o tu stesso in un altro momento): quella firma non si riscrive, per protezione dello storico.

Cosa vede il cliente dopo la richiesta

Chi: informativo per admin. Quando: per capire il contesto dell'altra parte quando gestisci una richiesta.

Il cliente arriva sulla vetrina pubblica (dominio decisione ancora aperta, tipico Africa Spirit) da un QR nel resort o da web. Fa una richiesta di prenotazione:

1. Sceglie hotel (dal menù a tendina, o pre-selezionato se il QR nella lobby include ?hotel=<uuid>).
2. Sfoglia il catalogo escursioni — con foto e descrizioni. Nessun prezzo mostrato: la vetrina è pensata come "richiesta di interesse", il prezzo si concorda al desk.
3. Sceglie una escursione, riempie il form: data escursione, numero persone, nome, email, telefono (opz.), note (opz.). Risolve un captcha Cloudflare Turnstile.
4. Invia. Riceve una schermata di conferma ("Asante Sana / Richiesta ricevuta") con il messaggio che il resort risponderà a breve.
5. Nessuna email automatica viene inviata al cliente in questa versione. Se accetti la richiesta, sei tu a decidere se contattarlo (email, WhatsApp, telefono).

Se il cliente ti scrive dicendo che non ha ricevuto niente

Non c'è niente da rimandare: il flow non prevede email automatiche al cliente. Digli: "la sua richiesta è arrivata, la stiamo confermando, riceverà la ricevuta con i dettagli quando verrà al desk".

Da sapere

Le richieste dalla vetrina hanno rate limit: max 5 richieste da uno stesso IP in 10 minuti, max 3 dalla stessa email in un'ora, max 50 per hotel in un'ora. Sopra soglia, il cliente vede errore "rate_limited".

Le richieste sono anche protette da idempotency key: se il cliente tocca Invia due volte per errore, la richiesta arriva una volta sola.

Le richieste dalla vetrina non sono ricevute vere: sono prenotazioni in attesa. Diventano ricevute solo quando il cliente si presenta al desk e il venditore emette lo scontrino (funzione in preparazione).

Se qualcosa va storto: messaggi comuni tradotti

Chi: Admin (di hotel, globale) e Super admin. Quando: ti compare un messaggio d'errore poco chiaro nel back office.

I messaggi del back office arrivano dalla base dati o dai controlli lato server: qui li tradotti in linguaggio operativo.

"This request was already handled by someone else"

Un altro admin ha appena accettato o rifiutato la richiesta. La tua azione non ha effetto per non sovrascrivere la sua decisione. Cosa fare: ricarica la lista (F5), guarda in che stato è finita, agisci di conseguenza.

"You don't have permission to change this request"

La richiesta appartiene a un hotel diverso dal tuo (sei admin hotel-scoped, non globale). Cosa fare: contatta l'admin dell'hotel di competenza, o passa la richiesta a super admin.

"The date can only be changed while the request is confirmed"

Hai provato a spostare la data di una richiesta che non è più Confirmed (magari è già Converted o Cancelled). Cosa fare: ricarica, guarda lo stato reale. Se è Converted, la data si sposta dalla dashboard sulla ricevuta (vedi Calendario: spostare una vendita).

"The new date can't be in the past"

Auto-esplicativo. Scegli una data ≥ oggi.

"You can't change bookings that belong to another hotel"

Vedi sopra su "You don't have permission".

"This request no longer exists"

Qualcuno l'ha rimossa (raro, richiede intervento del super admin). Cosa fare: ricarica, la lista si aggiorna e la richiesta sparisce.

"The customer details of a request cannot be changed"

Hai tentato (via console/API) di modificare nome, email, servizio, hotel, data escursione o numero persone di una richiesta già inserita. Il sistema li congela al momento della submission per proteggere lo storico del payload originale. Cosa fare: cancella e chiedi al cliente di rifare la richiesta con i dati giusti.

Internal error / errori generici

Se il messaggio è tecnico ("SQLSTATE 23514" o simili), non spendere tempo a leggerlo: fai screenshot e mandalo allo sviluppo. Meta del problema è di solito nel codice, non nell'operatività.